Đó là gì
Lưu trữ tài liệu và doanh nghiệp là không gian để chứa các vật dụng của công ty mà bạn không cần sử dụng tại chỗ mỗi ngày. Có thể bao gồm hồ sơ giấy, hộp/ rương đựng tiền của ngân hàng, hàng tồn kho bổ sung, vật dụng cho hội chợ triển lãm, bàn ghế, và các thiết bị nhỏ.
Một số doanh nghiệp cần thuê một kho tự lưu trữ cố định, có cổng ra vào thuận tiện (drive-up) hoặc có truy cập trong nhà. Những doanh nghiệp khác cần dịch vụ lưu trữ khi chuyển văn phòng hoặc container di động trong giai đoạn chuyển địa điểm, cải tạo, hoặc dự án ngắn hạn. Phù hợp hay không phụ thuộc vào tần suất bạn cần truy cập, lượng không gian cần, và thời gian dự kiến lưu trữ.
Nếu bạn chưa chắc kích thước nào là hợp lý, hãy bắt đầu với các hướng dẫn lưu trữ hoặc xem tôi cần lưu trữ bao nhiêu.
- Các nhu cầu phổ biến gồm: lưu trữ hồ sơ, hàng tồn kho dư thừa, vật tư theo mùa, đồ nội thất văn phòng và thiết bị trong giai đoạn chuyển nơi
- Có thể lưu trữ ngắn hạn, ví dụ 1 đến 3 tháng, hoặc dài hạn, như 1 năm hoặc lâu hơn
- Các lựa chọn có thể bao gồm: kho trong nhà, kho truy cập bằng xe (drive-up), kho lưu trữ di động và dịch vụ lưu trữ khi chuyển
Phù hợp với ai
Dịch vụ này phù hợp tốt với các doanh nghiệp nhỏ cần thêm không gian nhưng không muốn thuê thêm văn phòng hoặc mặt bằng bán lẻ. Thường gặp ở các văn phòng luật, phòng khám y tế, nhà thầu/đơn vị thi công, người bán hàng online, kế toán, tổ chức phi lợi nhuận và các doanh nghiệp mới đang thiết lập hoạt động tại một thành phố mới.
Dịch vụ cũng hữu ích nếu bạn đang chuyển trụ sở, mở thêm chi nhánh, hoặc cần dọn bớt không gian trong thời gian sửa chữa. Nếu doanh nghiệp của bạn chủ yếu lưu hồ sơ giấy, việc dùng dịch vụ lưu trữ có thể cần thiết khi tủ hồ sơ bắt đầu chiếm quá nhiều không gian làm việc.
Với các hồ sơ có quy định pháp lý hoặc yêu cầu về quyền riêng tư, hãy đảm bảo lựa chọn lưu trữ đáp ứng nhu cầu về truy cập, bảo mật và kiểm soát khí hậu. StowMatch có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn thông qua mục dịch vụ và quy trình được đối chiếu phù hợp.
- Phù hợp cho doanh nghiệp có không gian kho sau/không gian văn phòng hạn chế
- Hữu ích cho startup, doanh nghiệp làm việc tại nhà và các công ty đang trong giai đoạn chuyển tiếp
- Phù hợp khi bạn cần lưu trữ theo tháng, thay vì thuê thương mại dài hạn
Chi phí tham khảo
Chi phí thay đổi theo thành phố, kích thước đơn vị lưu trữ, loại tòa nhà và các tiện ích truy cập. Một kho nhỏ 5x5 có thể đủ cho thùng đựng hồ sơ hoặc vài kệ. Một kho 5x10 hoặc 10x10 thường phù hợp để chứa kết hợp hồ sơ, hàng tồn kho và đồ dùng văn phòng. Kho lưu trữ di động hoặc dịch vụ lưu trữ khi chuyển có thể có mức giá khác so với kho lưu trữ tiêu chuẩn.
Dưới đây là khoảng giá tham khảo, không phải báo giá. Ở nhiều khu vực, kho 5x5 có thể vào khoảng $40 đến $90 mỗi tháng. Kho 5x10 có thể khoảng $60 đến $140 mỗi tháng. Kho 10x10 có thể khoảng $100 đến $220 mỗi tháng. Không gian có kiểm soát nhiệt độ, khu vực trung tâm và các thị trường nhu cầu cao thường có giá cao hơn.
Các khoản phí khác có thể bao gồm phí hành chính, mua khóa, phí bảo hiểm, phí giao nhận cho kho di động và các loại thuế (nếu yêu cầu). StowMatch không tự đặt giá. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn dựa trên nhu cầu và vị trí của bạn.
- Kho 5x5 có thể chứa khoảng 20 đến 25 thùng hồ sơ tiêu chuẩn, tùy theo cách sắp xếp
- Kho 10x10 có diện tích khoảng 100 feet vuông, thường đủ cho một văn phòng nhỏ gồm đồ nội thất và thùng
- Thuê dài hạn đôi khi có thể giúp giảm giá theo tháng ở một số thị trường, nhưng chính sách tùy nơi
Những điều cần kiểm tra
Trước tiên, hãy nghĩ về những gì bạn định lưu trữ. Hồ sơ giấy có thể bị hư hỏng do nhiệt, độ ẩm và rò rỉ/thoát nước. Thiết bị điện tử và một số thiết bị cũng có thể phù hợp hơn nếu được lưu trữ trong không gian có kiểm soát khí hậu.
Tiếp theo, kiểm tra khả năng truy cập và bảo mật. Hỏi về giờ mở cổng, việc có thang máy hay không, hệ thống chiếu sáng, camera, khóa, và ai được phép ra vào kho. Nếu bạn thường xuyên đến lấy đồ, lựa chọn tầng trệt hoặc kho dạng drive-up có thể giúp tiết kiệm thời gian. Nếu bạn chỉ cần cất giữ thùng sao cho an toàn, thì không gian trong nhà có kiểm soát khí hậu có thể là lựa chọn tốt hơn.
Ngoài ra, hãy hỏi về các quy định. Một số cơ sở hạn chế đồ ăn, các mặt hàng nguy hiểm, pin hoặc một số loại mục đích sử dụng cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần chứng từ bảo hiểm, dịch vụ nhận/giao bưu kiện hoặc hỗ trợ trong quá trình chuyển nhà/chuyển văn phòng, hãy nêu rõ sớm để bạn có thể so sánh đúng các lựa chọn.
- Liệt kê các món đồ theo loại, số lượng thùng và ước tính kích thước trước khi bạn tìm kho
- Đo các món lớn như bàn làm việc, kệ hoặc thiết bị để đảm bảo kho không quá nhỏ
- Hỏi xem nơi đó có nhận hàng giao đến hay có xe đẩy, khu vực bốc dỡ hoặc có lối tiếp nhận (dock) không
Được đối chiếu phù hợp
StowMatch là dịch vụ đối chiếu hoàn toàn miễn phí. Hãy cho chúng tôi biết bạn cần lưu trữ gì, thành phố của bạn, thời gian dự kiến và tần suất bạn cần truy cập. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn lưu trữ tài liệu và doanh nghiệp phù hợp với tình huống của bạn.
Bạn không cần tự mình đoán giữa việc thuê kho nhỏ để đựng hồ sơ và một không gian lưu trữ doanh nghiệp lớn hơn. Chúng tôi có thể giúp bạn thu hẹp lựa chọn theo kích thước, loại hình lưu trữ và thời điểm khi chuyển. Điều này có thể giúp bạn giảm số cuộc gọi và giảm sai sót khi thử nhiều phương án.
Bắt đầu với được đối chiếu phù hợp nếu bạn đã sẵn sàng. Nếu bạn vẫn đang lên kế hoạch, các hướng dẫn của chúng tôi có thể giúp bạn ước tính kích thước và loại hình lưu trữ trước khi bạn so sánh.
- Đối chiếu miễn phí theo kích thước, thời gian và thành phố
- Phù hợp cho lưu trữ hồ sơ, hàng tồn kho, đồ nội thất văn phòng và lưu trữ liên quan đến việc chuyển
- Không cần tự sàng lọc từng lựa chọn một cách thủ công
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể lưu trữ hồ sơ kinh doanh trong kho lưu trữ thông thường không?
Thường là được. Nhiều doanh nghiệp sử dụng các kho tiêu chuẩn để lưu trữ hồ sơ đã đóng thùng. Nếu giấy tờ nhạy cảm với nhiệt hoặc độ ẩm, thì không gian có kiểm soát khí hậu có thể phù hợp hơn.
Kích thước kho lưu trữ nào phù hợp cho tài liệu?
Kho 5x5 có thể phù hợp nếu chỉ đựng thùng hồ sơ. Nếu bạn cũng có kệ, vật tư hoặc đồ dùng văn phòng, bạn có thể cần kho 5x10 hoặc lớn hơn.
Lưu trữ doanh nghiệp chỉ dành cho việc dùng dài hạn?
Không. Một số doanh nghiệp cần lưu trữ trong 1 đến 3 tháng khi chuyển địa điểm hoặc cải tạo. Những doanh nghiệp khác lưu trữ trong 1 năm hoặc lâu hơn.
StowMatch có lưu trữ đồ của tôi hoặc đặt mức giá không?
Không. StowMatch là dịch vụ đối chiếu miễn phí. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn lưu trữ, nhưng không trực tiếp lưu trữ hàng hóa và cũng không đặt giá.